スマート ドキュメント リストを使用して、特定の条件に基づくドキュメントの一覧を自動的に作成できます。
- ファイル > スマート ドキュメント リストの作成の順に選択し、［スマート ドキュメント リスト］ダイアログ ボックスを表示します。
- スマート ドキュメント リストの名前フィールドに名前を入力し、詳細フィールドに、スマート ドキュメント リストの目的を説明する詳細情報を追加します。
- 以下の条件に一致するドキュメントを表示フィールドで、すべてまたはいずれかを選択します。
ドキュメントは、選択した「すべて」または「いずれか」の条件に一致する場合、スマート ドキュメント リストに追加されます。
すべてまたはいずれかの句の混合クエリは作成できません。
注: すべては「AND」、いずれかは「OR」と同じ意味になります。
- 以下のジョブ属性およびその他のパラメータを選択して、スマート ドキュメント リストを作成します。1 つまたは複数の条件セットを定義してスマート ドキュメント リストを作成するには、［+］または［-］のアイコンをクリックします。
選択できるジョブ属性の種類の詳細については、表示メニュー > ［確認］の順に選択してください。さらにクエリを定義するには、以下のパラメータを使用します。
-
- 一致する／一致しない
- 含む／含まない
- 次の文字列で開始／次の文字列で開始しない
- 次の文字列で終了／次の文字列で終了しない
- 作成をクリックします。
［スマート ドキュメント リスト］見出しの下に、スマート ドキュメント リストがアルファベット順に表示されます。
例 1：顧客「Global Printer」用に、「2011 年 12 月 1 日」中に印刷する必要のあるすべてのドキュメントを一覧表示するスマート ドキュメント リストを作成します。
A.このスマート ドキュメント リストの名前は「Global」です。［詳細］には、「その日中に印刷する必要のあるすべてのジョブ」と入力します。［以下の条件に一致するドキュメントを表示］で、すべてを選択します。
B.ジョブ属性ジョブ名を選択し、パラメータ含むを選択します。テキスト フィールドに、Globalと入力します。
C.［+］記号をクリックして、別の検索条件を入力します。
D.ジョブ属性印刷期限を選択し、パラメータ一致するを選択します。テキスト フィールドに、2011 年 12 月 1 日と入力し、作成をクリックします。
Global スマート ドキュメント リストに、2011 年 12 月 1 日中に印刷する必要のあるすべてのドキュメントが表示されます。