Utilisez les Listes de documents intelligentes pour créer automatiquement des listes de documents basées sur des critères spécifiques.
- Sélectionnez Fichier>Créer Liste de documents intelligente pour afficher la boîte de dialogue Liste de documents intelligente.
- Dans les champs Nom et Description, entrez le nom et ajoutez une description qui décrit le dessein de la Liste de documents intelligente.
- Dans le champ Afficher les documents correspondants, sélectionnez Tous ou N'importe.
Les documents seront ajoutés à la Liste de documents intelligente qui correspond à « tous » ou à « n'importe quel » critère(s) que vous avez sélectionné(s).
Il est impossible de créer des recherches qui combinent les propositions Tous et N'importe.
Remarque : Tous signifie la même chose que « Et », tandis que N'importe signifie la même chose que « Ou ».
- Sélectionnez n'importe lequel des attributs de travail et autres paramètres suivants pour créer une Liste de documents intelligente. Vous pouvez définir un ou plusieurs ensemble(s) de critères pour créer votre Liste de documents intelligente en cliquant sur les icônes « +/- ».
Pour plus d'informations sur les différents types d'attributs de travail que vous pouvez sélectionner, allez au menu Affichage>Contrôle du document. Utilisez les paramètres suivants pour définir davantage votre recherche :
-
- correspond/ne correspond pas
- contient/ne contient pas
- commence par/ne commence pas par
- termine par/ne termine pas par
- Cliquez sur Créer.
La Liste de documents intelligente est répertoriée dans l'ordre alphabétique sous l'en-tête « LISTE DE DOCUMENTS INTELLIGENTE ».
Exemple 1 : création d'une Liste de documents intelligente « Global Printer » pour le client, répertoriant tous les documents à imprimer d'ici la fin de la journée du « 1er décembre 2011 ».
A. Le nom de la Liste de documents intelligente est « Global ». La description stipule que « tous les travaux doivent être imprimés d'ici la fin de la journée ». Dans le menu Afficher les documents correspondant aux critères sélectionnés, sélectionnez TOUS.
B. Sélectionnez l'attribut de travail Nom du travail, puis le paramètre Contient. Dans le champ de description, saisissez Global.
C. Cliquez sur le signe « + » pour spécifier un autre ensemble de critères de recherche.
D. Sélectionnez l'attribut de travail Impression pour, puis le paramètre Correspond. Dans le champ de description, saisissez 1er décembre 2011, puis cliquez sur Créer.
Tous les documents à imprimer d'ici la fin de la journée du 1er décembre 2011 sont ajoutés à la Liste de documents intelligente Global.