Utilice Listas inteligentes de documentos para crear automáticamente listas de documentos basadas en criterios específicos.
- Seleccione Archivo > Crear listas inteligentes de documentos para que se abra el cuadro de diálogo Lista inteligente de documentos.
- En los campos Nombre y Descripción, escriba el nombre y agregue una descripción que especifique el propósito de la lista inteligente de documentos.
- En el campo Mostrar documentos que coincidan con, seleccione Todos o Cualquiera de.
Se agregarán a la lista inteligente de documentos aquellos documentos que coincidan con "todos" o con "cualquiera de" los criterios seleccionados.
No es posible crear consultas que combinen las cláusulas Todos y Cualquiera de.
Nota: Todos equivale a seleccionar "Y"; mientras que Cualquiera de equivale a "O".
- Seleccione cualquiera de los siguientes atributos de trabajo u otros parámetros para crear una lista inteligente de documentos. Puede definir uno o varios conjuntos de criterios para crear una lista inteligente de documentos haciendo clic en los iconos "+/-".
Para obtener más información acerca de los distintos tipos de atributos de los trabajos que puede seleccionar, acceda al menú Ver > Análisis del documento. Use los siguientes parámetros para definir aún más la consulta:
-
- coincide/no coincide
- contiene/no contiene
- empieza por/no empieza por
- termina en/no termina en
- Haga clic en Crear.
La lista inteligente de documentos aparece en orden alfabético debajo del encabezado "Lista inteligente de documentos".
Ejemplo 1: creación de una lista inteligente de documentos para el cliente llamada "Impresora global" que incluya todos los documentos que se deben imprimir antes del final del día "1 de diciembre de 2011".
A. El nombre de la lista inteligente de documentos es "Global". La descripción es: "todos los trabajos que se deben imprimir antes del final del día". En el campo Mostrar los documentos que coincidan con los criterios seleccionados, especifique TODOS.
B. Seleccione el atributo de trabajo Nombre del trabajo y seleccione el parámetro Contiene. En el campo de la descripción, escriba Global.
C. Haga clic en el signo "+" para introducir otro conjunto de criterios de búsqueda.
D. Seleccione el atributo de trabajo Imprimir antes del y elija el parámetro Coincide. En el campo de la descripción, escriba 1 de diciembre de 2011 y haga clic en Crear.
En la lista inteligente de documentos Global aparecerán todos los documentos que deban imprimirse antes del final del día 1 de diciembre de 2011.