Smart DocLists werden verwendet, um automatisch Listen von Dokumenten zu erstellen, die bestimmte Kriterien erfüllen.
- Wählen Sie im Menü Datei > Smart DocList erstellen, um das Dialogfeld „Smart DocList" zu öffnen.
- Geben Sie in den Feldern Name und Beschreibung einen Namen und eine Beschreibung ein, um den Verwendungszweck der Smart DocList zu beschreiben.
- Wählen Sie im Feld Dokumente anzeigen, die folgende Kriterien erfüllen die Option Alle oder Beliebige aus.
Der Smart DocList werden alle Dokumente hinzugefügt, die alle oder mindestens eine der von Ihnen ausgewählten Bedingungen erfüllen.
Es ist nicht möglich, Abfragen zu erstellen, die gleichzeitig Bedingungen des Typs Alle und Beliebige enthalten.
Anmerkung: Alle bedeutet eine „Und-Verknüpfung", Beliebige bedeutet eine „Oder-Verknüpfung".
- Wählen Sie aus den folgenden Job-Attributen und anderen Parametern die gewünschten Kriterien aus, um eine Smart DocList zu erstellen. Sie können eine einzelne Bedingung oder einen Satz mit mehreren Bedingungen für die Smart DocList definieren, indem Sie auf die Symbole „+/-" klicken.
Weitere Informationen über die verschiedenen Job-Attributtypen erhalten Sie über die Menüoption Ansicht > Dokument prüfen. Mit den folgenden Parametern können Sie die Abfrage genauer eingrenzen:
-
- entspricht/entspricht nicht
- enthält/enthält nicht
- beginnt mit/beginnt nicht mit
- endet mit/endet nicht mit
- Klicken Sie auf Erstellen.
Die Smart DocList wird in alphabetischer Reihenfolge unter der Überschrift „SMART DOCLIST" angezeigt.
Beispiel 1: Erstellen einer Smart DocList für den Kunden „Global Printer", in der alle Dokumente aufgeführt werden, die bis zum Ende des „1. Dezember 2011" gedruckt werden müssen.
A. Geben Sie der Smart DocList den Namen „Global". Geben Sie als Beschreibung ein: „Alle Jobs, die bis Ende des Tages gedruckt werden müssen". Wählen Sie unter „Dokumente anzeigen, die folgende Kriterien erfüllen" die Option Alle aus.
B. Wählen Sie das Job-Attribut Job-Name und den Parameter Enthält aus. Geben Sie im Feld „Beschreibung" den Wert Global ein.
C. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um eine weitere Suchbedingung hinzuzufügen.
D. Wählen Sie das Job-Attribut Druckdatum und den Parameter Entspricht aus. Geben Sie im Feld „Beschreibung" den Wert 1. Dezember 2011 ein, und klicken Sie auf Erstellen.
In der Smart DocList „Global" werden nun Dokumente aufgeführt, die bis zum Ende des 1. Dezembers 2011 gedruckt werden müssen.