Die wichtigsten Bereiche, in denen Variablen verwendet werden können, sind Folgende:

• Isolieren externer Referenzen: Regelsammlungen verweisen oft auf externe Ressourcen wie E-Mail-Adressen, Netzwerkfreigaben und Datendateinamen. Jede dieser Ressourcen kann sich im Laufe der Zeit verändern. Server werden ersetzt; Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und so weiter. Wenn auf diese Ressourcen in mehreren Regelsammlungen verwiesen wird, kann der Prozess zum Identifizieren der Referenzen, die aktualisiert werden müssen, wenn Änderungen erforderlich sind, schwierig und zeitaufwändig sein. Wenn Variablen dazu verwendet werden, die Referenzen zu halten, müssen nur die Variablenwerte auf den neuesten Stand gebracht werden, und alle Regeln, die auf sie verweisen, werden automatisch die neuen Werte erhalten.
• Vereinfachen komplexer Ereigniseigenschaftsreferenzen: RBA verwendet relative Adressierungsmodelle, bei denen vorherige Ereignisse in der Regelkette aus der aktuellen Aktion referenziert werden können, indem den vorherigen Ereignisreferenzen gefolgt wird. Dies ist zwar eine effektive Methode zum Verweisen auf frühere Ereignisse, kann aber sehr umständlich in langen Regelketten werden. Zum Beispiel: %%triggerEvent.Previous.Previous.Previous.Previous.Intent.Job.JobHomeServer%. Variablen können verwendet dazu werden, Ereigniseigenschaftswerte zu Beginn einer Regelkette und dann erneut später in der Kette zu speichern, da auf sie durch eine viel einfachere, direkte Verweissyntax verwiesen wird.
• Aufrechterhalten des verarbeitenden oder Ausführungszustands: Ein häufig auftretendes Problem für neue Benutzer ist der Versuch, auf die Prozesseigenschaften eines früheren Ereignisses mit einem lang laufenden Timer zu verweisen. Bis der Timer den Prozess abgeschlossen hat, wurden die Informationen aus dem System entfernt und sind daher nicht mehr als Verweis verfügbar. Variablen können dazu verwendet werden, die notwendigen Informationen aufrechtzuerhalten, so dass sie nach wie vor zur Verfügung stehen und auf sie verwiesen werden kann, wenn der Timer beendet wird.

Variablen können auch dazu verwendet werden, die Häufigkeit eines Regelsammlungsaufrufs und die statistischen Informationen zu einem bestimmten Prozess wie die Anzahl der Seiten oder Platten nachzuverfolgen.