Las principales áreas donde se pueden utilizar variables son:
- Aislamiento de referencias externas: los conjuntos de reglas suelen hacer referencia a recursos externos, por ejemplo direcciones de correo electrónico, recursos compartidos de red y nombres de archivos de datos. Cada uno de estos recursos puede cambiar con el tiempo. Los servidores se sustituyen, los empleados dejan la empresa, etc. Si se hace referencia a estos recursos en varias reglas de varios conjuntos de reglas, puede resultar un proceso difícil y lento el identificar todas las referencias que se deben actualizar cuando sea necesario hacer cambios. Si se utilizan variables para incluir las referencias, solo se deben actualizar los valores de las variables y cualquier regla que haga referencia a ellos recibirá automáticamente los valores nuevos.
- Simplificación de las referencias complejas de propiedades de eventos: RBA utiliza un modelo de direcciones relativo, en el que se puede hacer referencia a los eventos anteriores de una cadena de reglas de la acción actual siguiendo las referencias de eventos anteriores. Si bien este es un método eficaz para hacer referencia a los eventos anteriores, puede convertirse en una tarea muy laboriosa en cadenas de reglas largas. Por ejemplo: %triggerEvent.Previous.Previous.Previous.Previous.Intent.Job.JobHomeServer%. Las variables se pueden utilizar para almacenar valores de propiedades de eventos al inicio de una cadena de reglas y, más adelante en la cadena, se hace referencia a ellas mediante una sintaxis de referencia directa mucho más sencilla.
- Mantenimiento del estado de procesamiento o de ejecución: uno de los problemas comunes al que se enfrentan los usuarios nuevos es intentar hacer referencia a la propiedad Proceso de un evento anterior en un temporizador largo. En el momento en que el temporizador completa el proceso, la información se ha purgado del sistema y, por consiguiente, ya no se puede hacer referencia a ella. Las variables se pueden utilizar para conservar la información necesaria de forma que siga estando disponible y se pueda hacer referencia a ella al completarse el temporizador.
Las variables también se pueden utilizar para realizar el seguimiento de la información sobre la frecuencia con la que se invoca un conjunto de reglas, así como para realizar el seguimiento de las estadísticas sobre un proceso concreto, como el número de páginas revisadas o de salida de planchas.